对于日常需要归档的文件应要妥善保管,对于不需归档且过期作废的资料、日常办公作废的各类文件（包括一般文件、重要文件和机密文件。如涉及经营战略、组织结构、领导风格、营销数据、采购渠道、商品信息、工作流程、经营管理技术、财务资料等文件资料）、草稿、复印废页及文字废纸，磁盘、光盘、图纸等（特别是上市公司的文件和资料）不得随便丢弃、不得倒入垃圾桶内、不得交予保洁人员，以防止泄密事件的发生所造成的损失。

在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸，由员工本人及时通过碎纸机进行破碎销毁，在工作过程中形成的日常办公作废的文件（指一般性文件、重要文件）、复印废页，必需报备部门负责人审核鉴定确保已无保存价值的，待审核通过后由部门负责人现场监督本部门员工使用碎纸机进行破碎销毁处理，对于大量的涉密文件，经过员工分类后上报公司负责人后，需要销毁的可以找专业的销毁公司处理，现在深圳文件销毁公司是有很多家的。

日常办公过程中形成的过期作废的资料、日常办公作废的文件（指机密文件，含公司下发及上报的各项文件）、光盘、图纸等，必须及时的上报部门负责人审核鉴定确无保存价值的后，报与总裁进行审批，并由行政部门及时做好文件销毁的记录，同时安排人员与上报销毁文件部门的员工至少保证两人在场进行破碎销毁（确保文件的安全）。未经过鉴定和批准的报废文件和各类资料，员工不得擅自销毁。

秘密载体销毁需要以下程序，机关单位与企业秘密文件销毁程序可参照执行，销毁秘密载体，必须要履行清点、登记手续,经机关、单位的主管领导批准，严禁私自销毁。销毁时要确保秘密载体的内容无法还原。销毁磁介质、光盘等秘密载体，应当彻底销毁，必要时采取粉碎、烧毁或化学腐蚀等方式进行，销毁秘密载体时,应当有有关人员在场监销,并由监销人员和销毁人员共同签名,禁止将秘密载体当作废品出售。秘密载体必须送保密工作部指定的单位销毁。